Referat Styremøte 26.08.2013

Møtedeltakere: Roy Olsen, Kjell Jensen, Hilde Grimnes Olsen, Trine Ellerås, Janne Bakken

Fraværende: Heidi Ytrestøl, Charlotte Wanvik, , Tonje Langfjord

Innbudte: Jorun Grendahl, Roald Øye, Kersti Arnesen

Møtested: Kroa kl. 19:00

Referent: Roy Olsen

Agenda:

1. Sommerstevnet, oppsumering

2. KM sprang medio september

3. Lokasjon

4. Sammenslåing av klubber

5. Neste møte

Referat:

1. Sommerstevnet

1. Avviklingen av stevnet gikk veldig bra takket være et stort bidrag fra både egne rekker og fra andre klubber. Det vurderes å sende et takkebrev til klubbene i kretsen som takk for hjelpe. Inviterer samtidig til Sommerstevnet 2014

2. Regnskapet viser et overskudd på 65’ som i hovedsak kommer fra salg i Kroa

3. Sponsorene våre bør få en oppmerksomhet som takk for hjelpen

4. Det viser seg at inntekt i form av startavgifter går opp i opp med utgifter som pengepremier, gavekort og innleid personell

5. Skal en sette fingeren på noe så kan nevnes: Ustabil strømforsyning, noe krøll vedr. oppstalling og til tider litt lite engasjement (hjelp) fra egne rekker

6. Dessuten: Det er urovekkende mange som ikke gjør opp for seg og kasserer har måttet sendt ut nærmere 50 purrebrev for å få inn det utestående. Det vil i fremtiden vurderes å melde slike forhold inn til Rytterforbundet

7.

2. KM sprang medio september

1. KM`en nærmer seg og proppene er på plass. Ansvarlige for ressurser er:

· Jorun (sekretariat)

· Berit (kroa)

· Trine (bane)

· Lise forespørres vedr. (dommerbu)

3. Lokasjon

1. Det jobbes videre med alternative løsninger med hensyn på stevnearena både på kort og lang sikt. «Nye Leangen» vil utrede muligheten for salg av Leangen samt plassering og oppføring av nytt anlegg frem til februar mars neste år da det vil bli tatt en beslutning. Så langt er travmiljøet positiv til forslaget om en felles arena all hestesport i regionen

2. På kort sikt må det innledes samtaler med de eksisterende arenaer i området. Her er det tre, fire aktører som kan være aktuelle. Prosessen her er så vidt kommet i gang og Kretsen bør involveres i dette arbeidet

4. Sammenslåing av klubber

1. Formelt har styret nå besluttet å gå inn for å samarbeide-/slå seg sammen med andre klubber i kretsen. Arbeidet med å få dette formidlet ut til medlemmene starter nå og det tas sikte på å diskutere dette under Årsmøtet 2014

5. Eventuelt

1. Fristen for å melde inn L- og E-stevner for 2014 er overskredet. Roy kontakter Rune og avklarer

2. Klubbsamling i kretsen avholdes på Røros 23. – 24.11. Vi stiller med to på denne samlingen

3. Ved en rutinesjekk viser det seg at traktoren er tom for olje og brukes fortsatt. Roald sjekker opp

4. Det vurderes å starte en satsningsgruppe i sprang. Det vil i så fall bli leid inn trenere utenfra

5. Det foreslås å avholde et møte med dressurutvalget vedr. deres mål for videre satsning

6. Neste styremøte

1. Roy kaller inn til møte siste uken i september. Agendaen her blir å få liv i de saker som tidligere er referatført men som er utsatt til høstsemesteret